Inicio a la Gerencia de Proyectos: ¿qué áreas debes conocer? – Por Alejandro Pereira

Alejandro Pereira

Antes de si quiera pensar en la gestión de uno, hay que poder responder: ¿qué es un proyecto?

De igual forma, hay que entender que la dirección de un proyecto es una profesión, que tiene una guía llamada PMBOOK, e, incluso, existe una institución (Project Management Institute o PMI) encargada de velar por esta disciplina, ofreciendo un léxico común y una serie de buenas prácticas para la gestión de proyectos. No es un trabajo cualquiera.

Cada proyecto es único, es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único. Todo proyecto va orientado a metas y objetivos que buscan alcanzar resultados que pueda generar:

  • La implementación de un cambio en la estructura, los procesos, el personal o el estilo de una organización.
  • El desarrollo o la adquisición de un sistema de información nuevo o modificado
  • (hardware o software).
  • La realización de un trabajo de investigación cuyo resultado será adecuadamente registrado.
  • La construcción de un edificio, planta industrial o infraestructura.
  • La implementación, mejora o potenciación de los procesos y procedimientos de negocios existentes.

La dirección y gestión de proyecto no es una disciplina sencilla, durante mucho tiempo el logo del PMI fue un “blanco en movimiento”, lo que simbolizaba que los objetivos planteados en los proyectos no eran estáticos; esto implica que para alcanzar esos objetivos se debe llevar un gran manejo de una gran cantidad de factores que están relacionados entre sí y son muy dinámicos.

El director de proyecto debe tener la capacidad de identificar los proyectos, pues rara vez los proyectos traen una etiqueta que diga “Yo soy un proyecto y debo ser gerenciado como tal”. Para ello existe el concepto de Costo Esperado De Equivocación, que permite generar un mapa visual para delimitar el campo de los proyectos con respecto a las operaciones continuas. Este mapa consiste en gráfico con la probabilidad de que ocurra un error y el costo que este implicaría, tal como se muestra en la figura.

Figura 1: Mapa visual para la identificación de proyectos.

Fuente: Palacios L. Gerencia de Proyectos un enfoque latino. 2005

Por ejemplo, la probabilidad de equivocarse en la construcción de un edificio es relativamente baja, pero si llega a suceder un error, las pérdidas son gigantescas. En el caso de la investigación científica o departamentos de investigación y desarrollo, no tiene un costo de equivocación muy alto, pero la probabilidad de no alcanzar el éxito si es elevada.

El arte de dirigir un proyecto es la aplicación sistemática de una serie de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas que permitan balancear de la mejor manera el triángulo de satisfacción de los stakeholders, mostrado en la figura:

Figura 2. Triángulo de satisfacción de los stakeholders.

El gerente de proyecto debe entender que, si quiere terminar su proyecto en menor tiempo, ello significará sacrificar costo y calidad. Si, por el contrario, se quiere una mejor calidad en el resultado, ello requerirá más tiempo y más presupuesto, y así sucesivamente.

El arte del gerente de proyecto consistirá en saber dónde hacer más énfasis. Un buen emprendedor de proyectos sacrificara algo de tiempo y consumirá un presupuesto mayor,  si ello implica mejoras en el desempeño que se traducirán en enormes ganancias.

Una técnica que ayuda a comprender mejor el arte de la gerencia de proyectos consiste en descomponer el desempeño en el alcance y la calidad. Esto hace que el triángulo anterior se convierta en tetraedro como se muestra en la figura:

Figura 3: El arte de gerenciar un proyecto.

Fuente: Palacios L. Gerencia de Proyectos un enfoque latino. 2005

  • Viabilidad: es la relación entre el alcance y el costo, determinando la posibilidad de completar la cantidad de trabajo requerido con la cantidad de recursos disponibles, de forma que se pueda con la funcionalidad dentro del presupuesto.
  • Competitividad: es la relación entre el tiempo y la calidad, estableciendo la capacidad del proyecto para completar unas especificaciones en un corto tiempo.
  • Efectividad: indica la relación entre el costo y el tiempo, determinando la capacidad de completar el proyecto en un tempo costo, sin que ello aumente los costos.
  • Desempeño: es la relación entre el alcance y la calidad. Permite medir el grado en que se puede lograr completar todo lo que se plantea, manteniendo la conformidad de la calidad de los resultados.

La gerencia de proyectos es una disciplina amplia y compleja que requiere de compromiso, responsabilidad, ética y profesionalismo. Uno de los componentes importante es el liderazgo, sazonado con pasión por lo que se hace, puede lograr un gran un alto desempeño de la profesión.

Referencia Bibliográfica

  • Project Management Institute, “A Guide To The Project Management Body Of Knowledge (PMBOK Guides)”, 5a. edición
  • Luis Enrique. Gerencia de proyectos. Un enfoque latino. Universidad Católica Andrés Bello, 2005.

 

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