Lo que necesitas para organizar un evento pequeño

Los eventos son importantes y nunca dejaran de serlo, todos los días hay eventos y todos los días las agencias u organizadoras de eventos se encargan de todos estas presentaciones o shows que requieren sus clientes. Si te llama la atención organizar eventos, debes empezar desde lo mas pequeño hasta obtener la experiencia necesaria para ir escalando hasta lo mas alto.

Primero que todo, tendremos claro que tipo de evento queremos realizar,  un evento empresarial,  para dar a conocer tu negocio, uno tipo networking , festivo o quizás quieres emprender como organizadora de cualquiera de estos  tipos de eventosPara esto, necesitaras elementos básicos y fundamentales que te ayudaran a planificar las tres etapas, desde el Pre-evento, pasando por el evento, hasta el post-evento.  

Recomendaciones básicas.  (Internas)  

Para la empresa o para tu emprendimiento, necesitas  aparte de las ganas y entusiasmo, requieres de otras cualidades que te ayudan a encargarte de todo el evento, siendo este un evento pequeño o mediano.  

En general, debes tener el concepto del evento y todo los elementos que debes desarrollar para lograr que el evento sea un éxito. La más básico que debes saber hacer es priorizar las actividades, organizarte y clasificar todas las tareas que tienes que realizar, la buena planificación es clave para lograr lo que se quiere con el evento.  

Los elementos personales que debes considerar en las tres etapas del evento, son los siguientes:

Prevención  

La prevención es una de las recomendaciones más importantes para organizar un evento. Con solo tener el concepto del evento, podemos usar nuestra imaginación para pensar en lo más mínimo y estudiar todas las situaciones posibles para tener como solucionarlo.  

Así que visualiza el evento y tus ideas empezaran a llegar a ti. Eso sí ten una libreta y un lápiz para que anotes todo lo que se te ocurra. Así que…  ¡Tomate tu tiempo e intenta pensar en lo más mínimo que puedas necesitar!  

Se responsable contigo misma   

A veces nos saboteamos a nosotros mismos con distracciones que tenemos en la casa o en el trabajo. No digo que no descanses, el descanso es necesario para retomar la energía y continuar, pero no enseriarte y procrastinar las tareas que debes realizar para el evento, perjudica tu productividad  con respecto a la organización.  

Determina un horario para trabajar y descansar. Entiende que estás haciendo algo que está a tu cargo, ya sea por decisión propia o por encargo de una empresa, así que… ¡Disciplina ante todo, el evento está en tus manos!  

Paciencia  

Te recomiendo que la tengas durante las tres etapas. Organizar un evento lleva tiempo y dedicación, para esto necesitas tener mucha paciencia. Tienes que tener en cuenta, que para organizar un evento necesitas comunicarte con muchas personas, proveedores, visitar lugares, gestionar la cantidad de invitados y muchas otras tareas que podrían agobiarte y estresarte. 

La calma es la aliada para el todo el proceso de organización. Aprende a dominar la paciencia y si crees que eso de ser paciente no es lo tuyo, pues empieza a practicar, porque créeme, lo vas a necesitar.  

 ¡Anímate y disfruta de este proceso de organización, ya verás que valdrá la pena! 

Pide ayuda  

No porque seas la encargada de organizar un evento quiere decir que vas hacerlo tu sola(o), busca entre tus contactos confiables a alguien que pueda ayudarte así sea, con lo más mínimo y asígnale tareas que puedan suavizar toda esta responsabilidad que carga contigo. 

Quizás tengas esa amiga decoradora o diseñadora a quien le podrías pedir ideas y otros consejos, si tiene experiencia en armar eventos o si necesitas una asistente que te ayude con tareas que no tengan tanto peso y lo pueda hacer.  

Evalúa esta recomendación dependiendo de cómo estés con toda la organización. 

Organizada 

Por supuesto que es una cualidad muy importante para llevar a cabo el evento. Tienes que ser ordenada con las ideas y con las tareas, clasifica las actividades que debes hacer para el proyecto, para cada paso que des es importante dedicarle tiempo y concentración ¡Así que no te disperses, organízate y enfocate en cada tarea!

Recomendaciones básicas (externas) 

Teniendo claro como debes estar personalmente, estos elementos a continuación explican todo lo esencial para llevar a cabo un evento. Son componentes externos como, el lugar, los invitados, la temática, los equipos electrónicos y todo lo necesario para el evento.  Toda esta información se obtiene en la primera etapa de toda la organización y quizás uno que otros elementos que puedas necesitar durante el evento y en el post-evento.

Objetivo del evento  

El objetivo te ayudara a guiarte y a enfocarte en lo que se quiere lograr con el  evento. Debes tener un propósito que encamine los demás pasos a seguir para lograr la organización en sus tres etapas.  

Quizás el objetivo sea recaudar fondos para una causa o un evento empresarial para lanzar un nuevo producto o servicio y entre otros tipos de eventos que existen.

Temática del evento   

Ya identificado el objetivo, determina la temática que ayude a relacionar el evento con el concepto que se tiene. La temática se refiere al tipo de lugar, horario, vestimenta, formalidad, estilo, o decoración.  

Si el evento es sobre el aniversario de tu negocio, decide si lo harás tipo cóctel, formal, semi-formal, en un lugar frió o cálido y define todos esos elementos para basarte en ello y continuar con la organización.

Información del Lugar  

Busca el lugar adecuado para la temática del evento, Intenta  tener varias alternativas por si no te conviene una, tienes otras que puedas considerar.  Seguro en tu ciudad tengas varias opciones, no dejes de buscar el lugar perfecto para tu evento. 

Aparte, averigua todo lo necesario para el funcionamiento del evento. 

  • Capacidad de personas
  • Dirección
  • Condiciones físicas del lugar 
  • Horario  
  • Aparcamiento  
  • Presupuesto  

Presupuesto 

Todo dependerá del tipo de eventos que organices, sin embargo, en la lista debes considerar  

  • Gastos del lugar 
  • Logística (transporte, mesoneros, bartenderetc 
  • Catering 
  • Equipos de sonido 
  • Material de apoyo (cronograma) 
  • Decoración del salón
  • Plan de emergencia (artículos necesarios que cubra los elementos más importantes del evento) 

Empresas que suministren otros productos básicos como la comida, bebidas, música, etc.    

Esto es una fase importante, debes tener los contactos de empresas que te pueden ayudar con otros elementos básicos, como el catering, bebidas, logística, tarimas, fotógrafos y entre otros.  Este elemento es esencial para el desarrollo del evento en vivo. Encárgate de elegir los mejores proveedores (Dentro de tu presupuesto, claro) ya que de ellos depende de la funcionalidad de la imagen, sonido, atención al cliente, funcionalidad del lugar y la calidad de los alimentos en el evento. 

Invitados  

Dependiendo del evento estudia el público que debe asistir.  Si es para tu empresa o es un evento de otro tipo, haz una lista de posibles invitados, dependiendo del evento, estos pueden variar en la cantidad próxima que se quiere tener o en el enfoque del contenido o del objetivo del evento que puede estar dirigido a niños , mujeres, hombre, personas mayores o personas con discapacidad. 

Si es por un tema del límite de capacidad del lugar, luego de hacer la lista de los posibles invitados, vuelve a hacer otra lista de confirmados, para asegurarte de cuantas personas van a asistir.  

Logística del lugar  

Para la logística piensa en todas las áreas que las personas encargadas de la logística te puedan ayudar, dependiendo del tipo de evento que vayas a realizar. En lo más básico, necesitaras a personas como mesoneros, anfitriones, personas encargados a la atención, aparcamiento y a la seguridad del evento.

Cronograma 

Es necesario crear un cronograma que te ayude con las actividades a realizarse en el evento y mas si cuentas con otras personas que te están ayudando con otras tareas, asignales a cada uno de ellos un cronograma con la labor que deben cumplir y con las acciones del proyecto a seguir.

Difusión  

¿Qué canales vas a usar para difundir el mensaje? Como se trata de un evento pequeño realiza un plan de marketing en las redes sociales, estudias que redes te conviene, donde está el público del evento, reúne todos los elementos comunicacionales como, las redes adecuadas, el diseño y el mensaje correcto para difundirlo o si quieres entregar invitaciones físicas, encárgate de que contenga toda la información necesaria  (dirección del lugar, micro mensaje de la intención del evento, vestimenta, horario, recomendaciones por las condiciones del lugar y contactos) 

Evaluación del evento (feedback de los invitados)

Luego de realizar el evento, viene algo muy importante y es la opinión de los invitados con respecto al evento. Planea a través de las redes sociales o por correo, un mensaje de agradecimiento a los que asistieron por el tiempo que tuvieron e interés por el evento, ademas de agradecer, pídeles su mas sincera opinión acerca del proyecto y evalúa el éxito de tu evento.

Otro feedback que debes considerar es el propio, ser sincera(o) contigo misma(o) y considerar lo que debes cambiar para mejorar o lo que quieres dejar así para la próxima.

Herramientas para organizar eventos  

Herramientas digitales como físicas, desde una libreta a una Tablet, podrían ser claves para la organización del evento, podrías usar aplicaciones útiles que te ayudan a gestionar el evento, como:  

 Excel,  a la hora de organizar, esta herramienta te ayudara con las listas de invitados, presupuesto y a organizar todas las tareas que debes realizar.  

Para la comunicación con los invitados, si uno de los canales a usar seria por correo, MailChimp es el indicado para ti.

Para organizar las tareas, existe Todoist. Ideal para organizar y programar todas las tareas necesarias para organizar tus eventos. Desde tu teléfono móvil o tu ordenador tienes acceso a todas las tareas que tengas que realizar. 

Para el control de accesos a tu evento, en la herramienta  Eventbrite, existe la aplicación Eventbrite Organizador, que te permite hacer gestiones tan diversas como ver las ventas de entradas de tu evento, crear invitaciones, hacer algunas modificaciones en los eventos y realizar el control de accesos. 

Para planificar eventos en grupos tu aliado puede ser Trello Basecampte permitirá organizar tus proyectos y asignar y planificar todas las tareas e hitos que estén implicados en el evento. Te permite incluir a los componentes de tu equipo y realizar llamadas con ellos. 

____

Acá en Katara Espacios contamos con espacios donde podrás organizar tu evento, talleres, conservatorio, reuniones y muchos más eventos, con el mejor equipo y las mejores instalaciones, Revisa aquí, lo que Katara espacios te puede ofrecer. 

Con información de:

https://letigrijo.com/como-organizar-un-evento/

 

 

 

 

Dejar un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *